BTS Assistant de gestion

Accueil Groupe scolaire Formations Entreprises Vie au lycée Infos pratiques

BAC + 2

Définition

 L'assistant de gestion exerce sa mission auprès du chef d'entreprise d'une petite ou moyenne entreprise ou d'un cadre dirigeant. Il en est le collaborateur direct.

 Cette mission se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative. Elle se décline en diverses activités qui sont explicitement attribuées par le chef d’entreprise.

La mission globale

La polyvalence de l'assistant de gestion, lui permet, dans la limite des responsabilités fixées par le chef d’entreprise, dans le respect des règles de confidentialité et le contexte culturel caractéristique de la PME :

- de participer à la gestion opérationnelle de l'entreprise dans ses dimensions administrative, comptable, commerciale, humaine ;

- de contribuer à l’amélioration de son efficacité par l'optimisation de son organisation ;
- de contribuer à sa pérennité par l'anticipation des besoins, l'accompagnement du développement et la participation au contrôle de l'activité par la mise en place d’indicateurs qu’il soumet au chef d’entreprise.

De manière générale, dans l’accomplissement de sa mission et dans les domaines de compétences qui sont les siens, l’assistant est amené à attirer l’attention du chef d’entreprise sur les problèmes et/ou opportunités repérées, et ainsi à lui formuler des propositions d’actions. La place dans l'organisation de l'assistant de gestion lui impose d’avoir une perception globale de l’activité de la PME, d’inscrire son action dans le respect de sa culture et de ses objectifs stratégiques. Il contribue à la valorisation de l'image de l'entreprise.

Les activités constitutives de sa mission

 Les activités de soutien au chef d’entreprise

Ces activités de soutien correspondent à la fonction d’assistant proprement dite. Elles constituent à préparer les éléments de la décision du chef d’entreprise et à l’aider dans son action. L’assistant lui apporte les informations nécessaires à la conduite de l’exploitation, au développement de l’entreprise ou à la mise en place des projets. Il prépare certains dossiers, peut en suivre l’exécution des consignes reçues.

Ces activités de soutien concernent en premier lieu l’ensemble des tâches à la gestion du temps du chef d’entreprise et à l’organisation et la planification d’activités (réunions, déplacements, évènements…)

 Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise

L’exercice de ces activités a des implications, qui concernent spécifiquement certaines fonctions de l’entreprise (fonction commerciale par exemple), diffusent sur l’ensemble des fonctions de l’entreprise (activités de communication par exemple). La fonction d’assistance n’est plus à l’aide à une personne mais la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus.

Ainsi l’assistant de gestion peut intervenir :

- En prenant en charge la quasi-intégrant d’un processus administratif ;

- En participant et en s’intégrant à un processus par la prise en charge de certaines de ces activités ;

- En facilitant la mise en relation des différentes parties prenantes, internes ou externes, au sein d’un processus par sa contribution la mise en œuvre d’une politique de communication efficace.

Pour l’ensemble de ces activités, l’assistant dispose d’une autonomie et d’un champ de délégation plus ou moins étendus selon l’entreprise, selon le dirigeant et selon sa propre expérience professionnelle. Son niveau de responsabilité peut donc s’enrichir au fil de son parcours professionnel.

Les activités exercées par l’assistant de gestion PME sont regroupées selon les grands domaines suivants :

- La gestion de la relation avec la clientèle ;

- La gestion de la relation avec les fournisseurs ;

- La gestion et le développement des ressources humaines ;

- L’organisation et la planification des activités ;

- La gestion des ressources ;

- La pérennisation de l’entreprise ;

- La gestion des risques ;

- La communication globale.

Débouchés

- la gestion de la relation avec la clientèle ; - la gestion des risques ;

- la gestion de la relation avec les fournisseurs ; - la communication globale ;

- la gestion et le développement des ressources humaines ; - la pérennisation de l'entreprise ;

- l'organisation et la planification des activités ; - la gestion des ressources.

Conditions d’accès

Titulaire d’un BAC général (ES, S ou L), d’un BAC technologique STG, d’un BAC technique STI, d’un BAC Professionnel.

Programme d’étude

A1 - GESTION DE LA RELATION AVEC LA CLIENTÈLE

1.1 Recherche de clientèle et de contact

• Organisation de la prospection clientèle

• Détection, analyse et suivi des appels d’offres

1.2 Admissions des ventes

• Préparation de propositions commerciales

• Préparation des contrats commerciaux (commandes, contrats de maintenances, garanties complémentaires...)

• Suivi des ventes et des livraisons

• Facturation et suivi des règlements et des relances clients

• Mise à jour et amélioration du système d’information client

1.3 Maintien et développement de la relation avec la clientèle

• Accueil, information et conseils

• Traitement et suivi des réclamations

L’assistant prend en charge l’essentiel du processus administratif des ventes. Il met en place certaines actions de prospection, s’assure de la bonne exécution des contrats de vente et effectue des tâches qui permettent de développer la relation avec la clientèle. L’assistant doit pouvoir exercer cette activité en langue nationale ou étrangère.

A2 - GESTION DE LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS

2.1. Recherche et choix des fournisseurs

 Étude des demandes d’achat

 Recherche des fournisseurs pour référencement

 Comparaison des offres et sélection des fournisseurs

 Mise à jour et amélioration du système d’information fournisseur

2.2 Achat de biens et prestations de services

 Préparation de la négociation des contrats

 Passation et suivi des commandes

2.3. Suivi des achats

 Contrôle des achats et des règlements

 Entretien de relations partenariales

 Information du chef d’entreprise

L’assistant participe à la prise en charge des relations avec les fournisseurs, dans son propre pays et à l’étranger, ainsi qu’à la gestion des activités liées au processus des achats nécessaires à l’exploitation courante de l’entreprise.

A3 - GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES

3.1. Gestion administrative du personnel

 Suivi des formalités et procédures d’embauche et de départ

 Organisation et suivi des dossiers du personnel

 Gestion du temps de travail, des absences et des congés

 Préparation des éléments de la paie

 Réalisation des déclarations sociales

3.2. Participation à la gestion des ressources humaines

 Aide au recrutement

 Préparation et suivi des actions de formation

 Contribution à la qualité des relations interpersonnelles

L’assistant prend en charge l’essentiel de la gestion administrative du personnel et s’assure de l’exécution de l’ensemble des tâches nécessaires à la préparation de la paie.
Il apporte un soutien au dirigeant dans le cadre de la gestion des ressources humaines pour les opérations de recrutement ou de valorisation du capital humain.

A4 - ORGANISATION ET PLANIFICATION DES ACTIVITÉS

4.1 Organisation et amélioration du travail administratif

 Amélioration de l’organisation du travail administratif

4.2. Organisation des activités

 Gestion des emplois du temps

 Planification des prestations (chantiers, interventions...)

 Organisation des déplacements sur le territoire national ou à l’étranger

 Organisation d’événements internes ou de la participation à des événements externes (réunions, cérémonies, salons, séminaires, visites, …), y compris à l’étranger

4.3. Participation à une organisation de travail collaboratif

 Élaboration, mise en oeuvre et contrôle d'une procédure de partage des documents

 Gestion de la messagerie électronique

Par ses activités d'organisation et la mise en oeuvre de méthodologies et de technologies adaptées l'assistant contribue à l'efficacité du chef d'entreprise et de l'ensemble du personnel, plus particulièrement dans le cadre d'un travail collaboratif qu'il a en charge de faciliter.

A5 - GESTION DES RESSOURCES

5.1. Participation à la gestion des immobilisations

 Acquisition et suivi des immobilisations corporelles

 Acquisition et suivi des immobilisations incorporelles

5.2. Participation à la gestion des ressources financières

 Recherche des modes de financement des immobilisations et suivi de la procédure d’octroi du financement

 Suivi et optimisation des flux de trésorerie

5.3. Gestion de l’information

 Organisation de l’information professionnelle de l’entreprise

 Mise en place, maintenance d'un système de classement et d'archivage

L'assistant est placé dans une position particulière dans la mesure où converge vers lui l’expression des besoins des différents collaborateurs ou services. En matière d'immobilisations et de ressources financières, il prépare les éléments de la prise de décision du dirigeant et assure la gestion de certains dossiers. Par ailleurs, il s’assure de la mise en place d’une organisation efficace de l’information pour la mettre à disposition des utilisateurs internes et externes et veiller à sa conservation.

A6 - PÉRENNISATION DE L'ENTREPRISE

6.1 Participation à la démarche qualité

 Formalisation, contrôle et amélioration des procédures administratives

 Veille sur la certification et met en œuvre de la démarche de certification

 Analyse des retours et des réclamations

 Communication des analyses et des propositions d’amélioration

6.2 Participation à la gestion des connaissances

 Organisation de la mutualisation des connaissances et des pratiques

6. 3 Participation au contrôle de gestion

 Conception et suivi des indicateurs de gestion et d’alerte

 Calcul et analyse des coûts et des résultats

6.4 Participation au développement commercial national ou international

 Suivi de l’évolution du marché de l’entreprise

 Fidélisation de la clientèle

6.5 Participation au diagnostic et à l'élaboration d'un plan de reprise

 Analyse financière, commerciale et des ressources humaines de l'entreprise

 Préparation d’une opération de reprise

L'assistant a un rôle actif dans l’ensemble des activités qui concourent au développement de l’entreprise. Il exerce un rôle d'alerte auprès du dirigeant et lui fournit les informations nécessaires à la prise de décision.
En cas de transmission de l'entreprise, l'assistant est capable d'apporter une aide au dirigeant pour l'évaluation de son affaire et les démarches administratives de cession.

A7 - GESTION DES RISQUES

7.1 Participation à la gestion des risques informatiques

 Gestion des sauvegardes des données et des accès aux réseaux

 Gestion des applications informatiques

 Maintenance et protection des postes de travail

7.2 Participation à la promotion de la santé et de la sécurité au travail

 Repérage et évaluation des risques, vérification du respect de la réglementation

 Collecte, traitement et diffusion de l'information sur la santé et la sécurité

 Suivi des formations spécifiques à la sécurité et à la santé du personnel (incendie, secourisme...)

 Suivi des attestations de formation, autorisations et habilitations spécifiques

7.3 Participation à la protection des personnes, des biens et des droits Suivi des risques

 Suivi des contrats d’assurance

 Suivi des dossiers de «sinistres»

 Suivi de la protection de la propriété intellectuelle et industrielle

7.4 Participation à la gestion des risques financiers

 Évaluation et suivi des risques « clients »

 Évaluation et suivi des risques liés aux échanges internationaux

7.5 Participation à la gestion des risques environnementaux

 Évaluation des risques environnementaux

 Gestion des déchets et rejets liés à l’activité de l’entreprise

 Suivi des réglementations européennes et nationales en matière d’économie d’énergie

L'assistant participe activement à la mise en place des dispositifs de prévention des risques liés à l’activité de l’entreprise. Il intervient dans le cadre des obligations légales pour assurer la protection des salariés en termes de santé et de sécurité au travail et pour assurer la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise. Il s’assure du respect de leur mise en oeuvre et adopte une attitude de veille permanente à ce sujet.

A8 - COMMUNICATION GLOBALE

8.1 Communication interne (contribution à l’efficacité, à la cohésion et à la motivation)

 Création et modélisation de documents

 Rédaction et diffusion de documents écrits (courriers, notes, comptes rendus, procès verbaux, rapports, courriels ...) en langue nationale ou étrangère

 Communication orale interpersonnelle et de groupe

 Facilitation des échanges internes (boîte à idées, journal d'entreprise, messagerie interne, panneaux d'affichage...)

8.2 Communication externe (Contribution à la valorisation de l’image de l’entreprise)

 Accueil en face à face et au téléphone et via les médias d’information

 Contribution à la communication institutionnelle

 Contribution à la communication commerciale

 Contrôle du respect de l'image dans les actions de communication

L’assistant facilite la mise en relation des acteurs internes pour les mobiliser et fédérer leur action. Il contribue ainsi à l’efficacité, à la cohésion et à la motivation des salariés. Il participe également par certaines de ses activités à véhiculer une image valorisante de l'entreprise. La communication externe doit pouvoir être réalisée en langue nationale ou étrangère.

Évolution de l’emploi

Grâce à sa polyvalence, le titulaire de ce diplôme dispose des moyens pour évoluer dans un large spectre de métiers et de responsabilités.
Le poste de l'assistant de gestion pourra évoluer :
- avec la croissance de la PME, ce qui permet à l'assistant de céder certaines tâches à d'autres salariés et de se consacrer à des activités exigeant plus d'autonomie et de responsabilité,
- vers un nombre croissant d'activités déléguées suivant l'expérience, des compétences, des qualités personnelles de l’assistant.
L’assistant peut s’orienter à terme vers la reprise d’une PME.

Organisation de l’examen

BTS Assistant de Gestion PME PMI

• en alternance

• statut salarié

(*durée de préparation)

(1) La langue vivante étrangère choisie au titre de l’épreuve facultative est obligatoirement différente de celle choisie au titre de l’épreuve obligatoire. Seuls les points au-dessus de la moyenne sont pris en compte.